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Planning de l'organisation des TP

Checklist de la session

La checklist d'une session TP est un rétroplanning listant les tâches à effectuer en amont et en aval d'une session, par l'ensemble des acteurs de l'équipe pédagogique O'clock.

Ces checklists sont présentes dans le repo CertificationTP, avec le label Session à venir.

Création de la checklist

La création d'une checklist nécessite des informations présentes sur plusieurs fichiers :

Une fois ces documents/outils en possession, voici la liste des étapes pour créer une issue :

  • Se rendre sur le listing des issues, puis cliquer sur New issue, puis [TP #XX] - Rétroplanning de session
  • Modifier le titre de l'issue en se basant sur le listing des Prochaines sessions :
    • numéro de la session
    • mois
    • année
    • lieu
  • Modifier dans la foulée les infos du tableau en début d'issue :
    • numéro de la session
    • dates de la session
    • nombre de candidats prévus si connu
    • nombre de jurys nécessaires si connu
    • nom du responsable de session si connu
    • promos concernées par la session : pour trouver l'info, direction la Planification des promos, colonne S, on regarde à quelles promos les dates correspondent
  • Remplacer les rôles par les personnes dans toute la checklist, notamment :
    • les tuteurs de promo : trouvables là aussi dans la Planification des promos, colonne E pour les promos concernées
    • les tuteurs accompagnants s'ils sont connus à ce stade : l'info est trouvables dans le canal Slack #péda-tp-session-N°-mois-lieu
  • Remplacer les dates dans toute la checklist
  • Remettre les sections dans l'ordre chronologique si besoin (selon les sessions, les jours fériés etc. il peut arriver qu'un évènement prévu "un mois avant la session" soit antérieur ou postérieur à une date fixée à J-25 avant la session, par exemple)
  • Assigner les accompagnants de la session à l'issue s'ils sont connus, via l'espace Assignees dans la colonne de droite
  • Cliquer sur Submit new issue
  • Ajouter un marque-page nommé Checklist Rétroplanning vers cette issue dans le canal Slack #péda-tp-session-N°-mois-lieu

Astuces

  • Pour l'étape "remplacer les rôles", ne pas hésiter à abuser du Ctrl + F pour surligner les rôles et n'oublier aucune ligne.
  • Il est conseillé d'utiliser Google Agenda (qui fait apparaître les dates des sessions, mais également les jours fériés, les jours de chaussonade etc.) pour compter les jours précédant une session et en déduire les différentes dates.
  • Si une étape n'est pas claire ou s'il subsiste un doute sur les modifications à apporter, ne pas hésiter à aller regarder ce qui a été fait sur les issues des sessions précédentes pour s'en inspirer.
  • Si un doute persiste encore, ne pas hésiter à poser la question dans le canal Slack #peda-certif-titre-pro

Règles pour la définition des dates

Remplacer les dates dans la checklist est l'étape la plus longue et la plus importante, ce support devenant alors la source de vérité pour l'ensemble de la promo.

Voici les règles à respecter lors de la définition de ces dates :

  • Les dates concernant l'accompagnement TP sont basées sur le planning de l'accompagnement TP
  • Ce planning fonctionne en jours ouvrés d'ouverture de l'école : on ne compte pas les jours fériés, les chaussonades, les jours de fermeture de l'école
  • Quand une date tombe sur un jour non-ouvré, on ramène la date au jour précédent :
    • si c'est un samedi ou dimanche, on ramène au vendredi précédent
    • si c'est un jour férié, on prend la veille, etc.
  • On se base sur le premier jour de la session pour les dates antérieures à la session, et sur le dernier jour de la session pour les dates postérieures

Attention aux décalages

Attention du coup à vérifier à chaque fois si une date spécifique tombe sur un jour ouvré, ou au contraire sur un jour férié, un week-end etc. : auquel cas, il faut penser à décaler

Exemples pour une session du 07/06/2023 au 09/06/2023

  • "un an avant la session" : on prend l'année précédente : En 2022
  • "un semestre avant la session" : on prend le semestre précédent : Pendant le 2ème semestre 2022
  • "un mois avant la session" : on prend le mois précédent :
    • En mai 2023 si la date attendue est un mois
    • Le 05/05/2023 si la date attendue est un jour précis (les 6 et 7 mai étant respectivement un samedi et un dimanche)
  • "un jour avant la session" : on prend le jour ouvré précédent : Le 06/06/2023
  • "un jour après la session" : on prend le jour ouvré suivant : Le 12/06/2023 (les 10 et 11 juin étant respectivement un samedi et un dimanche)
  • "une semaine après la session" : on laisse passer une semaine après le dernier jour de la session : Du 19/06/2023 au 23/06/2023

Dates spécifiques

Certaines échéances de la checklist correspondent à des dates précises dans le calendrier d'une promo, à déduire de la Planification des promos

  • Lendemain de l'appel à projet : 3ème jour de la spécialisation des promos concernées (colonne M)
  • Journée Pro de la promo : 1er jour de l'Apothéose des promos concernées (colonne P)

Retro-planning

Qui

Sauf indication contraire, l'ensemble des tâches listés dans ce rétro-planning sont à la charge du chargé de certifications.

De l'organisation des sessions de l'école

Quand

En septembre et en mars. Il faut réfléchir à la possibilité de le faire une seule fois, en septembre, pour l'année qui suit, si le planning des promos le permet.

💡 Quoi 📌 Où 🧰️ Process
Définition des dates des sessions à venir & définition des plannings de chaques sessions Planifback (voir Les outils) Création planning semestriel ou annuel de session
Reporting des dates dans le fichier de planification des promos Fichier Planification des promos, onglet "Planning - DWWM", colonne R "TP" Voir ci-dessus
Reporting des dates dans le calendrier partagé de l'école O'clock Calendar O'clock Partagé Voir ci-dessus
Partage des dates des sessions aux alumnis Fichier Prochaines Sessions en pièce jointe du canal #titres-professionnels sur slack pro Voir ci-dessus
Envoyer le formulaire d'invitation contenant les dates des sessions futures à la liste de diffusion des jurys habilités Sendinblue (voir Les outils) Invitation des jurys via formulaire semestriel ou annuel
Créer les assets des différents sessions Dans le dossier drive des session, (voir Drive) Création des assets des différents sessions
Créer les sessions sur Ceres et commander les DTE Ceres (voir Les outils) Création d'une session sur Ceres

De l'organisation d'une session précise

@Guillaume : faut relire le tableau, c'est un peu parti en 🍭 à partir d'un moment, désolée 😰

📅 Quand 💡 Quoi 📌 Où 🧰️ Process
Au moment de l'appel à projet pour les DWWM (par la personne qui fait l'appel à projet, en général le tuteur de la promo) Envoi sur Kourou de l'annonce "Parlons peu, parlons certifs" Kourou (voir Les outils) Process Kourou
Journée pro pour les DWWWM, Premier jour pour les CDA (par la personne qui donne la réunion d'information, en général le tuteur de la promo) Envoi sur Kourou du message récap de la journée pro contenant le lien du formulaire d'inscription de la session de la promo Kourou (voir Les outils) Process Kourou
DWWM, en même temps que la journée pro de la promo de la session Pour les anciennes promos qui peuvent encore s'inscrire, envoi sur Kourou d'une information aux promos contenant toutes les infos pour s'inscrire à la session Kourou (voir Les outils) Process Kourou
2 mois avant la session Ajout des candidats sur le canal slack de la session créé en septembre ou mars précédent Slack Pro, (voir Slack) & Fichier de registre créé en même temps avec le formulaire d'inscription de la session, voir Préparer la récolte des réponses Récupération de la liste des candidats à ajouter dans le canal dans le fichier Google Sheet de registre de la session
2 mois avant la session Ajout des candidats dans la promo de la session sur le cockpit Le cockpit, (voir Les outils) & Fichier de registre créé en même temps avec le formulaire d'inscription de la session, voir Préparer la récolte des réponses Récupération de la liste des candidats à ajouter dans la promo dans le fichier Google Sheet de registre de la session
2 mois avant la session Prévoir la location des locaux Voir les contacts externes Prendre contact par e-mail avec les responsables des sites et leur indiquer les besoins en salles. Compter 1 grande salle pour l'accueil des jurés, 1 grande salle pour l'accueil des candidats, et des salle pour 3 personnes pour l'examen. Le nombre de salles d'examen dépend du nombre d'inscrits. 5 maximum à Rennes, voir avec le 253 pour les disponibilités aux dates.
2 mois avant la session Prendre contact avec les managers de la team Péda pour organiser les déplacements des personnes venant à la session Slack Admin, (voir Slack) Prendre contact avec le groupe @managers-peda sur le canal privé #peda-equipe-support et reccueuillir la liste des partipants
2 mois avant la session Organiser les déplacements des personnes venant à la session (Hôtel et Billets de train) Via mail et réservation SNCF (Voir les contacts externes et Les outils) Reccueillir auprès de la liste des participants les informations nécessaires à la commande des billets de train et envoyer les réservations de chambres d'hôtel par e-mail.
1 mois et demi avant la session Faire le remplissage de tous les documents d'une session avec les données et info déjà existante -- Les documents d'une session
6 semaines avant la session Lancement de la préparation des candidats Kourou et Slack Pro Process Kourou
5 semaines avant la session Création du planning des candidats de la session Le fichier de planning de la session Fichier planning débrief
5 semaines avant la session Création des fiches candidats, insertion des candidats et des jurys dans les sessions Ceres, correction du responsable de session et ajout d'un surveillant Ceres Ceres
1 mois avant la session Envoi des convocations aux candidats & aux jurés Le fichier de suivi de la session autocrat
1 mois avant la session Envoi des livret ECF à faire signer par les candidats et à récuperer Le fichier de suivi de la session Fichier de suivi
12 jours avant la session Récupération des résumés de cahiers des charges des candidats Le fichier de suivi de la session Se fait à la main actuellement. Lien de tous les challenges dans le fichier de suivi, onglet suivi. Créer l'arborescence pour les jurys en même temps dans le dossier de la session ici : Partage Jury Inter-session @Guillaume
10 jours avant la session Envoi rappel des convocation jurés Le fichier de suivi de la session autocrat
1 semaine avant la session Envoi rappel des convocations candidats Le fichier de suivi de la session autocrat
1 semaine avant la session Programmer l'envoi des messages vocaux sur BV pour les candidats qui seront présent Isendpro @Guillaume > process google doc ici : Process utilisation Isendpro
L'avant-vieille du premier jour de la session Impression des documents nécessaires en format papier sur place Drive de la session Voir Les documents d'une session @Guillaume
La vieille du premier jour de la session récupération des dossiers projets, professionnels et livret ECF signés et mise à disposition dans le Drive partagé avec les jurés Le fichier de suivi de la session Se fait à la main actuellement. Lien de tous les challenges dans le fichier de suivi, onglet suivi. Livret ECF reçu sur la boite certifications@oclock.io, à stocker dans le dossier de la session ici : Partage Jury Inter-session @Guillaume
Pendant la session de TP Être le responsable de session sur place (à confirmer avec la direction pédagogique) Voir timetable et installation salle d'examen Source officiel Site Le responsable de session - Responsable de session
2 jours après la session Renseigner les résultats des sessions sur Ceres Ceres Ceres
2 jours après la session Scanner les PV pour sauvegardes et envoi des originaux à la DREETS/DRIEETS du lieu d'examen Drive Ceres
3 jours après la session Envoyer les formulaires de KPI (jurés, candidats et team O'clock) aux personnes qui étaient présentes Drive de la session @Guillaume
3 jours après la session Déplacement de l'arborescence des dossiers candidats partagés avec les jurys dans le dossier de la session afin de couper les accès aux jurys Drive de la session @Guillaume
4 jours après la session Mettre à jour les résultats des candidats en interne Fichier de suivi des résultats, Sellsy, Pense-bête administratif et FAQ des apprenants sur Notion @Guillaume
5 jours après la session Demander une correction des feedbacks à ceux qui les ont écrit Drive autocrat
4 à 6 semaines après la session Vérifier la validation des résultats par l'UD Ceres @Guillaume Se connecter régulièrement à Ceres pour vérifier la validation de la session, les sessions non encore validées apparaissent dans En attente de validation dans le tableau des sessions programmées
Après validation des résultats par l'UD dans Ceres Publication des résultats dans Kourou Kourou & Slack Pro Process Kourou
Après publication des résultats dans Kourou Envoi des feedbacks individuels aux candidats de la session Le correcteur @Guillaume
Dès réception Envoi des parchemins des candidats chez eux _ Envoi TP