Processus mise en place et rangement des salles de soutenance TP

Par qui :

Toute personne sur place et disponible pour le faire à l’instant T

Quand :

Le premier jour, 30 min avant l’arrivée des premiers candidats pour l’installation complète, chaque matin suivant pour remettre des fournitures et la liste des candidats du jour.

Le soir du dernier jour pour le rangement après la fin des soutenances.

Quoi :

Il faut dans chaque salle de soutenance :

• 3 chaises (2 jurés et 1 candidat)
• 1 grand bureau ou 2 bureaux plus petit
• 3 stylos billes
• des feuilles blanches pour le jury et le candidat
• 1 vidéoprojecteur ou une télévision
• 1 pc de prêt si nécessaire
• 1 cable correspondant à la connectique du matériel sur place
• Plusieurs jeux de grilles d’évaluations pour le jury (1 jeu = 1 grille d'évaluation, 1 grille d'évaluation complémentaire, 1 grille d'entretien final)
• 1 paperboard

Installation - Comment - premier jour :

• vérifier la mise en place des tables et chaise pour que la configuration suivante soit respectée :

Si location 253

• vérifier la présence d’un vidéoprojecteur ou d’un téléviseur dans le bureau
• vérifier la présence d’un pc de prêt dans la salle d'accueil candidat
• vérifier le bon fonctionnement de l’ensemble

Si location hors 253

• installer l'écran mobile 3/4 face jury

Pour toute location

• si la pièce possède des stores ou des rideaux, les fermer pour mettre la pièce dans la pénombre afin de rendre optimal l’affichage du vidéoprojecteur, de l'écran ou de la TV
• poser sur le bureau, côté jury (2 chaises), les jeux de grilles d’évaluations, des feuilles blanches et deux stylos billes
• poser sur le bureau côté candidat (1 chaise) des feuilles blanches et un stylo bille

Installation - Comment - jours suivants :

• vérifier la présence de jeux de grilles d’évaluations et en remettre si nécessaire
• vérifier la présence des stylos et feuilles blanches et recharger au besoin
• vérifier le bon branchement du vidéoprojecteur et de la présence des câbles qui vont bien
• vérifier la bonne configuration de la pièce

Rangement - Comment - dernier soir :

• récupérer tous les papiers qui traînent et les trier
  • si c’est une grille d’évaluation nominative et signée : remettre au responsable de session
  • si papier imprimé autre : poubelle
• récupérer les feuilles blanches et les stylos et les ranger dans la valise
• récupérer le matériel appartenant à l'école et les ranger dans la valise